제안서 작성 (SI 프로젝트)

제안_설득_프로젝트/RFP_제안서

제안서 작성 (SI 프로젝트)

HappyGod 2023. 1. 1. 12:22

* SI 프로젝트 영업 단계의 중심은 제안서 작성

* 제안서의 특성

제안서는 평가를 위한 문서이다.
평가자가 다른 제안사들의 제안서와 비교 평가 하기 위해 필요로 하는 문서
제안서는 설계 문서가 아니다
제안서는 발주처의 자세한 요구사항을 분석할 수 없는 상황에서 작성된다.
따라서, 기존 프로젝트 경험과 노하우가 가장 중요한 자원이다.
제안서 작성을 위해 필요한 정보는 영업담당을 통해 입수해야 겠지만, 완성도 높은 제안서의 작성은 제안 참여팀의 수준에 달려있다.

중요한 포인트는 발주처와 직접적인 대면이 없는 상황에서 발주처의 요구사항을 꿰뚫어 보고 핵심사항에 대해 대책과 전략을 제시해야 한다는 것이다.

시스템 설계 문서처럼 모든 사항에 걸쳐 깊이가 동일한 나열식의 서술로는 제안사의 의도를 명확히 드러내기 어렵다.
제안서는 기술서적이 아니다
기술적인 측면에서의 강점과 경험을 부각시키려고 기술설명이 지나치게 비중을 많이 차지하면 제안서의 전체 균형이 깨진다. 중요한 포인트를 파악하고 이를 부각시키도록 해야 한다.

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제안팀의 구성

대형 SI 기업의 경우는 제안서 작성 시 필요한 각 분야의 전문가가 풍부하므로 수 많은 프로젝트 수행 경험과 인력을 바탕으로 잘 짜여진 프로젝트 제안팀을 구성할 수 있다. 제안팀의 인력은 다음과 같다.

제안 PM (Project Manager) : 제안서 작성을 주관할 관리자.

제안 PM이 해당 분야의 SI프로젝트 수행 경험이 많다면 완성도 높은 제안서를 작성할 수 있을 것.
제안서의 남기 및 품질에 대한 최종 책임
작성을 위한 환경 구축에 노력해야 함
최종 제안가를 작성하는데 실무 책임자 - 영엽과 함께 가격 제안서를 작성

영업 담당

영업 담당은 RFP의 배경정보와 경쟁사의 제안서 작성 현황 정보를 제안팀에 전해 주어야 함
고객의 정확한 요구사항 파악 중요
제안을 위한 고객 관련 정보의 입수는 중요
고객과 긴밀한 관계를 가지고 있는 영업담당 참여
제안팀은 항상 영업 담당과 지속적인 정보 교환 및 협의 진행
제안팀의 사기 진작 역할도 수행
영업 담당자는 내부 영업의 관점에서 제안팀이 항상 적극적이고 생산적인 분위기에 작업할 수 있도록 물심양면으로 적극 지원해야 함

제안 시스템 업무 전문가

발주처의 해당 업무에 대한 상세한 기술 및 이에 대한 정보시슽템 구현 전략을 담당
구체적인 개발 방안을 제시하게 되므로, 해당 업무 분야의 전문가 참여는 필수적
대형 SI 기업의 경우는 자사의 인력을 데이터 베이스화하여 원하는 업무 분야의 전문가를 찾기 쉽다. 그러나, 중소 SI 기업이나 전문 솔루션 기업의 경우 모든 분야의 업무 전문가를 보유하는 것이 어렵기 때문에 -> 자사가 가능한 분야의 제안에 참여하거나 여러 기업이 협력하여 작성함

IT 기술 전문가

제안서의 기술 분야를 담당한다
제안서에 있는 정보 시스템의 기술적 타당성, 안정성, 구현성에 대한 제안 과 검증을 담당

제안서 품질 담당자

SI프로젝트는 수 많은 문서와의 전쟁
대형 SI 기업은 생산성 과 품질을 향상하기 위해 끊임없이 노력하고 있음
때로는 영업 단계의 제안서 작성에도 참여하는 경우가 있음
제안서의 기본적인 문서형식, 내용 전개 방식, 구성에 대해
제안서가 통일된 느낌으로 작성될 수 있도록 모든 제안서 작성 팀의 제안서를 검토함

그래픽 디자인 전문가

제안서의 표지 등의 디자인을 담당할 그래픽 디자인 전문가
대형 SI 기업은 자체적으로 디자인실을 운영
내용의 충실성 과 완벽성은 물론이고 제안서의 서식이나 포함된 그림도 문서의 경쟁력
중요한 제안의 경우에는 인쇄 및 제본 등에만 수천 만원의 비용이 소요되기 함

제안서 작성의 기본 원칙

제안서는 필요 조건이다. 충분 조건이 아니다.
그러나, 아무리 영업이 성공적으로 진행되고 다른 조건이 충족되어도 제안서의 품질에 문제가 있다면 수주에 실패할 가능성이 높다.

제안서가 프로젝트 수주 성공을 보장하지는 않는다. 그러나 수주 실패의 원인이 될 수 있다.

프로젝트 수주에 성공하려면 사전영업, 인간관계, 발주처 정보 입수능력, 제안가격 요인 등이 우위에 있어야 하고, 제안서도 그 요인 중 하나임.
제안서에 문제가 있다면 다른 나머지에 문제가 없어도 프로젝트 수주에 실패할 수 있음.
제안서의 비교 우위가 성공을 보장하지는 않지만, 비교 하위는 실패의 원인이 될 수 있음.

양적인 명보다 질적인 면에 충실하여야 한다.

제안서의 양을 늘리느라 의미 없는 내용을 많이 담으면 심사위원들에게 좋은 평가를 받을 수 없음
핵심적인 내용을 기술하는 것이 필요함
하지만 너무 얇은 제안서는 부실하게 보임. 이때는 핵심적인 내용을 짜임새 있게 기술하고 부록을 활용하여 너무 얇지 않게 할 수 있음. 그래도 너무 얇다면? -> 두꺼운 종이에 인쇄.

제안서 작성은 심사를 위한 것이다.

제안서는 제안심사위원의 평가 기준에 맞추어 높은 평가를 받기 위해 작성하는 것.
제안서는 공부하려고 쓰는 것이 아님. 다음에 잘 쓰면 되는 것도 아님.
시험에서 높은 점수를 받는 것은 공부를 얼마나 열심히 했느냐에 따른 것이 아니라, 출제자의 출제 의중을 파악하여 높은 점수를 받는 데에 달려 있음.
제안심사자 입장에서 검토할 것
내용이 장황하지는 않은가? / 요점 파악 하기 쉬운가? / 적절한 그림과 도표가 포함되어 있는가?
제안요청서의 충족 여부를 쉽게 파악할 수 있는가? / 제안사의 입장에서 작성된 내용은 없는가?
명시된 내용은 객관적인 사실인가? 주관적인 사실인가?

문구 하나하나는 향후 프로젝트 수주 시 업무 수행 범위의 근거로 사용된다.

제안서는 제시한 금액내에서 수행 계획과 업무 수행을 약속하는 공문서
프로젝트 수주시 계약서에 근거 서류로 제안서도 첨부 됨
그러므로, 제안서의 내용은 수주 후 실행을 염두에 두어야 함
제안 요청서 상의 요구사항 이상을 제안하여 수행 시 손익문제가 발생하는 사례가 있음
따라서 실행 관점에서 제안서를 검토하고 평가할 인력의 참여가 필수임
제안 작성자가 이러한 문제점과 일부 의도를 전혀 인지하지 못하고 있을 때가 가장 큰 문제임
내용 한 줄에 따라 수행 시 비용의 추가 지출 및 일정의 지연이라는 중대한 문제가 발생할 수 있음을 명심할 것

제안서는 최상의 시스템을 제안하는 것이 아니다.

제안서에는 주어진 조건을 감안한 최적의 시스템이 제안되어야 함
SI프로젝트는 제한된 기간과 비용 및 자원을 가지고 수행하기 때문에 제안서에 완벽한 시스템이 제안된 경우 수행 시 비용이나 기간이 당초 계획보다 초과하게 되기도 함
최신 기술을 채택할 때는 항상 신중해야 함. - 기술 인력에 대한 수급 여부 확인, 안정성, 기술지원 수준 확인, 적용 사례 연구 등을 통해 위험성 최소화, 문제 발생 시 대비한 여유 기간과 자원을 감안해야 함

제안팀은 전문가들이 모인 특공대와 같다. 각자 담당한 영역에서 최고가 되어야 한다.

제안서 작성은 구체적인 경쟁 상대가 있고, 극복 과제가 분명한 치열한 전투와 같음
각 분야를 담당하고 있는 제안작성 담당자는 자신의 분야에 대한 전문성이 우수해야 하고, 최고가 되기 위한 노력을 아끼지 말아야 함
든든한 팀워크와 각 분야에 능통한 전문가의 책임감 있는 업무 수행은 제안 작업을 함께 했던 제안팀원들에게 제안서 작성이 멋진 기억으로 남게 해 줄것

템플릿 및 표준 도식은 많이 확보할 수록 유리하다.

제안서 작성 기간은 대개 2주에서 1개월 가량이 주어짐
짧은 기간에 작성해야 할 문서의 양은 수백에서 천여 페이지가 넘기도 함
이런 상황에서 효과적인 작성 전략은 기존의 제안서 및 표준 도식을 최대한 활용하는 것
작성자가 임으로 매번 도식과 표를 자성하게 되면 제안서의 통일성이 떨어지고, 그림과 도식을 구상하느라 시간이 많이 소모됨
대현 SI기업은 제안서 템플릿과 도식을 적극적으로 활용함
정의할 표준 항목은 : 도식의 표준 샘플, 표의 양식, 색상 표준, 폰트 표준, 각 레벨의 표제 형식, 단락의 표준 등 임
전체 제안서의 내용 구성
* 제목, 도식, 도식을 설명하는 글로 구성됨
* 도식을 설명하는 글을 리딩 메시지(leading message)라고도 함 - 도식에서 표현하고자 하는 내용을 함축적으로 전달하는 것 / 각 페이지마다 5줄 내외로 기술하는 것이 바람직 / 내용 중 강조되어야 1~2가지 포인트는 굵은 폰트체로 처리하여 강조
* 제안 평가자 입장에서 각 페이지 제목만 보고 내용을 짐작할 수 있어야 하고, 리딩 메시지를 읽으면 해당 페이지의 주요 내용을 알 수 있어야 함. 더 자세히 알고자 하는 경우에는 그 페이지에 위치한 도식을 참고하도록 함

가능한 많은 제안서를 참조 하라. (유사한 제안서, 타 업체의 제안서 를)

제안서 작성에 필요한 내용은 30%정도가 유사함
재활용 할 수 있는 부분
회사 소개, 방법론 소개, 추진 계획, 일정의 주요 부분 등은 기존 제안서의 내용을 많이 재활용 할 수 있음
재활용 시 마구잡이 식 복사-붙여 넣기는 어울리지 않는 내용을 포함하게 될 수 있음 / 최악의 경우 이전 고객사 명이나 시스템명을 그대로 포함할 수 있으므로 조심할 것 / 다시 작성한다는 마음 가짐으로 사용해야 함
타 업체의 제안서 작성에 대한 정보를 입수할 수만 있다면 매우 귀중한 정보가 될 것임. 그러나 기업간 분쟁이 발생할 수 있으므로 주의할 것 / 경쟁 업체의 기존 제안서를 입수할 수 있다면 이를 최대한 분석하는 것은 도움이 됨

제안요청서와 제안서의 조견표를 만들고 철저히 검토하라.

조건표에는 제안요청서 상에 기술된 모든 내용을 빠짐없이 검토하여 제안서에 반영하여야 할 항목들을 나열하고, 이를 주 평가항목의 분류에 따라 정리한 뒤 다시 평가기준의 주 항목 및 세부 항목으로 나누어 표에 기록함
조건표를 작성하는 과정에서 대응하지 못한 요구사항을 찾아 낼 수 있고, 제안서의 내용이 요구사항을 어떻게 대응하고 있는지 일목요연하게 확인할 수 있음

평가자의 입장에서 최종 점검하라.

제안서와 요청서를 바탕으로, 제안 평자가 입장에서 최종 점검이 필요함
* 쉽게 이해할 수 있도록 작성되었는가?
* 내용이 구체적인가?
* 리딩 메시지와 도식간에 모순은 없는가?
* 제안평가기준에 부합하는가?
* 요구사항에 대해 누락된 부분은 없는가?
영업 담당자가 평가자 명단을 입수하였다면 제안 평자가의 특성을 반영하여 검토하면 더욱 완벽한 검토가 될 것

사소한 오탈자, 제본 실수에 주의하라.

대형 SI업체의 경우 전문적으로 협력하는 복사 업체를 보유하고 있어 해당 업체 맡기면 인쇄에서 복사, 제본까지 완벽하게 수행함
그러나 아무리 깔끔하게 제본을 하였다 해도 오탈자가 있으면 옥의 티가 됨
제본을 하고도 오탈자를 확인할 것
오탈자 대응 법
* 정오표를 첨부하는 방법
* 심각한 문제가 아닌 경우에는 굳이 정오표를 배포하여 눈에 띄게 할 필요는 없음
* 중요한 부분 (- 금액, 일정, 수행 부분)에 오탈자는 반드시 정정하고 제안서에 스티커 등으로 붙이거나 정오표를 첨부할 것
사후 대응 보다는 사전에 철저하게 점검할 것

출처/인용 : SI 프로젝트 전문가로 가는 길 | 영진닷컴 | 정철환 | 2010

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